Korporativ: ERP, CRM və SAP · Korporativ ssenari · Təklif olunan arxitektura

Satınalma tələbindən ödənişə qədər (Procure-to-Pay)

Şöbənin satınalma tələbindən ödənişə ötürülməyə qədər bütün zəncir: büdcə, xərc mərkəzi və siyasət paralel yoxlanılır, müqavilə və ya qiymət sorğusu yolu seçilir, məbləğə görə təsdiq zənciri işləyir, sifariş, qəbul və faktura bir-birinə bağlanır.

Kimlər üçün: Holdinq, istehsal, tikinti, pərakəndə şəbəkə

Sistemlər: Müraciət portalı, SAP satınalma prosesləri, Büdcə və maliyyə prosesləri, Təchizatçı portalı

Problem

Tələblər e-poçt və Excel ilə gəlir, büdcə yoxlaması sonradan aparılır. Kimin hansı məbləği təsdiqləyə biləcəyi aydın deyil, qismən qəbul olunmuş mallar üçün faktura tam məbləğlə ödənişə gedə bilir.

Hazırda necə gedir?

Şöbə tələbi e-poçtla göndərir, satınalma əməkdaşı büdcəni maliyyədən soruşur, təklifləri əl ilə cədvələ köçürür. Təsdiq imzaları kağızda və ya mesajlarda toplanır, sifariş ERP-yə əl ilə daxil edilir, qəbul və faktura ayrı-ayrılıqda yoxlanılır.

Bu ssenari nəyi dəyişir?

Tələb portalda yaranır, AI mətn və əlavələrdən tələbi strukturlaşdırır. Büdcə, xərc mərkəzi və satınalma siyasəti paralel yoxlanılır, mövcud müqavilə yoxdursa qiymət sorğusu alt prosesi açılır. Məbləğ və kateqoriyaya görə təsdiq zənciri işləyir, sifariş ERP-də idempotent yazı ilə yaranır, qəbul və faktura sifarişlə tutuşdurulub ödəniş təsdiqinə ötürülür.

İnteqrasiya üsulu SAP versiyası və mövcud interfeyslərə görə seçilir.

Proses mərhələləri

  1. Satınalma tələbi: Şöbənin ehtiyacını dəqiq tələbə çevirmək. Nəticə: Strukturlaşdırılmış tələb: məhsul, miqdar, spesifikasiya, tarix
  2. Anbar və təcililik: Anbardan təmin imkanını və müddəti yoxlamaq. Nəticə: Adi və ya təsdiqlənmiş təcili satınalma yolu. Təsdiq: Əməliyyat direktoru (təcili istisnada)
  3. Büdcə və siyasət: Büdcə, xərc mərkəzi və siyasət eyni anda yoxlanılır. Nəticə: Üç yoxlamanın birləşmiş nəticəsi. Təsdiq: Büdcə sahibi və maliyyə nəzarəti (büdcə dəyişikliyində)
  4. Təchizatçı seçimi: Mövcud müqavilə və ya qiymət sorğusu ilə təchizatçı seçmək. Nəticə: Seçilmiş təchizatçı və şərtlər
  5. Təsdiq zənciri: Məbləğ və kateqoriyaya görə səlahiyyətli təsdiq. Nəticə: Konkret məbləğ versiyası üçün təsdiq. Təsdiq: Şöbə rəhbəri, həddən yuxarı maliyyə direktoru
  6. Satınalma sifarişi: Sifarişin bir dəfə yaranması və təchizatçıya çatması. Nəticə: Purchase Order ERP-də və təchizatçı portalında
  7. Mal və ya xidmət qəbulu: Faktiki qəbulun qeyd olunması. Nəticə: Tam və ya qismən Goods Receipt
  8. Faktura və ödənişə ötürmə: Fakturanın sifariş və qəbulla tutuşdurulması. Nəticə: Uyğun faktura ödəniş təsdiqinə ötürülür

İştirakçılar

AI-nin rolu

Tələbin mətnindən və əlavələrdən məhsul, miqdar, spesifikasiya və tarixi çıxarır, təklifləri qiymət, çatdırılma və şərtlər üzrə müqayisə edir, fərqləri izah edir. Təchizatçı seçimi və təsdiq qərarı vermir.

Qayda ilə avtomatlaşdırma

Büdcə, xərc mərkəzi, siyasət və məbləğ həddi təsdiqlənmiş qaydalarla yoxlanılır. Sifariş yazısı əməliyyat ID-si ilə idempotentdir, timeout zamanı əvvəlcə ERP-də yoxlama aparılır. Qismən qəbulda yalnız qəbul olunmuş hissə tutuşdurulur.

İnsan təsdiqi və istisnalar

Satınalma əməkdaşı təklif müqayisəsini yoxlayır. Şöbə rəhbəri, məbləğ həddi aşıldıqda maliyyə direktoru təsdiq verir. Büdcə dəyişikliyi və təcili satınalma ayrıca səlahiyyətlə təsdiqlənir. Məbləğ dəyişərsə təsdiq zənciri yenidən işləyir.

Tez-tez verilən suallar

SAP ilə hazır inteqrasiyanız varmı?

Bu səhifə təklif olunan arxitekturanı və sintetik demonu göstərir. İnteqrasiya üsulu SAP versiyası, aktiv satınalma və maliyyə prosesləri, mövcud interfeyslərə görə layihədə seçilir.

Təchizatçını və ya təsdiqi AI seçirmi?

Xeyr. AI tələbi strukturlaşdırır, təklifləri müqayisə edir və fərqləri izah edir. Seçimi satınalma əməkdaşı yoxlayır, təsdiqləri məbləğ və kateqoriya matrisinə görə səlahiyyətli şəxslər verir.

Mal qismən gəlibsə faktura necə işlənir?

Qəbul sənədində yalnız gələn miqdar qeyd olunur, sifarişin qalan hissəsi açıq qalır. Faktura qəbul olunmuş hissə ilə tutuşdurulur, qalan miqdar ödənişə ötürülmür.

Bu həlli şirkətimizə uyğunlaşdıraq