Korporativ: ERP, CRM və SAP · Korporativ ssenari · Təklif olunan arxitektura

Faktura uyğunsuzluqlarının araşdırılması (Three-Way Match)

Daxil olan faktura sahələrə ayrılır, dublikat riski yoxlanılır, sətirlər satınalma sifarişləri və qəbul sənədləri ilə tutuşdurulur. Fərqlər məsul tərəfə gedir, düzəlişdən sonra sənəd yenidən yoxlanılır və səlahiyyətli təsdiqdən sonra qeydə alınır.

Kimlər üçün: Çoxsaylı təchizatçı və faktura ilə işləyən şirkətlər

Sistemlər: Sənəd qutusu və təchizatçı portalı, OCR, SAP satınalma prosesləri, SAP mühasibat məlumatları

Problem

Mühasib hər fakturanı sifariş və qəbul sənədi ilə əl ilə tutuşdurur. Bir faktura bir neçə sifarişə, bir sifariş isə bir neçə qəbula aid olanda fərqin harada olduğu gec tapılır, uyğunsuzluqlar e-poçt yazışmasında itir, eyni faktura iki dəfə qeydə alına bilir.

Hazırda necə gedir?

Faktura e-poçtla gəlir, sahələr ERP-yə əl ilə köçürülür. Qiymət fərqi üçün satınalmaya, çatışmayan qəbul üçün anbara ayrıca yazılır, cavab gələnə qədər faktura masada qalır. Hansı fakturanın kimdə gözlədiyi bir yerdə görünmür.

Bu ssenari nəyi dəyişir?

Faktura sənəd qutusundan prosesə düşür, OCR və AI sahələri çıxarır. Təchizatçı və dublikat riski yoxlanılır, faktura sətirləri bir neçə sifariş və qəbul sənədinə bağlana bilir. Miqdar, qiymət, valyuta və vergi paralel müqayisə edilir, fərq məsul tərəfə yönləndirilir və düzəlişdən sonra müqayisə yenidən işləyir. Səlahiyyətli təsdiqdən sonra faktura ERP-də idempotent yazı ilə qeydə alınır.

İnteqrasiya üsulu SAP versiyası və mövcud interfeyslərə görə seçilir.

Proses mərhələləri

  1. Fakturanın qəbulu: Fakturanı oxunaqlı sahələrə çevirmək. Nəticə: Təchizatçı, nömrə, tarix, sətirlər, vergi
  2. Təchizatçı və dublikat: Fakturanın düzgün təchizatçıya aid və təkrarsız olması. Nəticə: Yoxlanmış, dublikat olmayan faktura. Təsdiq: Kreditor borcları mühasibi (mümkün dublikatda)
  3. Sifariş və qəbul bağlantısı: Sətirləri bir və ya bir neçə sifariş və qəbula bağlamaq. Nəticə: Hər faktura sətri üçün sifariş və qəbul cütü
  4. Sətir üzrə müqayisə: Miqdar, qiymət, valyuta və vergi eyni anda yoxlanılır. Nəticə: Tolerans daxilində və ya fərqli sətirlər
  5. Uyğunsuzluğun həlli: Fərqi məsul tərəfə yönləndirib düzəliş almaq. Nəticə: Düzəliş və ya əsaslandırma, sonra yenidən yoxlama. Təsdiq: Satınalma, anbar və ya mühasibat
  6. Yoxlama və təsdiq: Mühasib yoxlaması və səlahiyyətli təsdiq. Nəticə: Konkret faktura versiyası üçün təsdiq. Təsdiq: Maliyyə nəzarətçisi
  7. Qeydiyyat və status: Fakturanın ERP-də bir dəfə qeydə alınması. Nəticə: Supplier Invoice ERP-də, status təchizatçıya görünür

İştirakçılar

AI-nin rolu

Faktura sətirlərini sifariş və qəbul sətirlərinə bağlamağa kömək edir, uyğunsuzluğun səbəbini məsul tərəf üçün sadə dildə izah edir. Fakturanı qeydə almır və ödənişə buraxmır.

Qayda ilə avtomatlaşdırma

Dublikat riski, miqdar, qiymət, valyuta və vergi təsdiqlənmiş tolerans qaydaları ilə yoxlanılır. Düzəlişdən sonra müqayisə yenidən işləyir. Qeydiyyat yazısı əməliyyat ID-si ilə idempotentdir, timeout zamanı əvvəlcə ERP-də yoxlama aparılır.

İnsan təsdiqi və istisnalar

Mümkün dublikata mühasib baxır. Qiymət fərqini satınalma, çatışmayan qəbulu anbar və ya xidmət sahibi, vergi rekvizitini mühasibat həll edir. Qeydiyyat və ödənişə buraxılmadan əvvəl səlahiyyətli şəxs təsdiq verir.

Tez-tez verilən suallar

SAP ilə hazır inteqrasiyanız varmı?

Bu səhifə təklif olunan arxitekturanı və sintetik demonu göstərir. İnteqrasiya üsulu SAP versiyası, aktiv satınalma və mühasibat prosesləri, mövcud interfeyslərə görə layihədə seçilir.

Bir faktura bir neçə sifarişə aid olarsa nə olur?

Faktura sətirləri ayrı-ayrılıqda sifariş sətirlərinə bağlanır, bir sifarişin bir neçə qəbul qeydi də cəmlənir. Müqayisə sətir səviyyəsində aparılır, fərq yalnız aid olduğu sətir üçün məsul tərəfə gedir.

Fakturanı ödənişə AI buraxırmı?

Xeyr. AI sətirləri bağlamağa kömək edir və fərqi izah edir. Uyğunluğu tolerans qaydaları yoxlayır, mümkün dublikata mühasib baxır, qeydiyyat və ödənişə buraxılma səlahiyyətli təsdiqlə olur.

Bu həlli şirkətimizə uyğunlaşdıraq