Maliyyə və mühasibat · Nümunə ssenari
Fakturalardan məlumatların çıxarılması
E-poçtla gələn fakturadan təchizatçı, tarix və məbləğ sahələri çıxarılır, cəm və dublikat yoxlanılır, mühasib təsdiqindən sonra sistemə yazılır.
Problem
Təchizatçı fakturaları mühasibat sisteminə əl ilə daxil edilir; yazı səhvləri və eyni fakturanın iki dəfə qeydə alınması sonradan uzun yoxlama tələb edir.
Hazırda necə gedir?
Mühasib ümumi poçt qutusundan PDF və şəkilləri açır, hər sahəni sistemə əl ilə köçürür, dublikatı yaddaşa və ya axtarışa əsasən yoxlayır. Ay sonu fakturalar yığılır və gecikir.
Bu ssenari nəyi dəyişir?
Faktura faylı OCR ilə oxunur, AI təchizatçı, VÖEN, tarix, sətirlər və yekun məbləği strukturlaşdırır. Sətirlərin cəmi yekunla müqayisə edilir, eyni nömrəli faktura bazada axtarılır. Hər şey uyğundursa qeyd mühasib təsdiqinə düşür və yalnız təsdiqdən sonra sistemə yazılır.
Proses addım-addım
- Faktura daxil olur: Təchizatçı fakturanı e-poçtla göndərir
- Sahələr çıxarılır: OCR mətni strukturlaşdırılır
- Cəm və dublikat yoxlanır: Sətirlərin cəmi = yekun, nömrə təkrarlanmır
- Sənəd oxunaqlı və hesab uyğundurmu?: Bütün məcburi sahələr dolu, cəm tutur
- Mühasib təsdiqi: Qeyd və hesab kodu yoxlanır
- Sistemə yazılır: Kreditor borcu kimi qeyd edilir
- Faktura qeydə alındı: Mənbə fayl qeydə əlavə olunur
İstisna yolu
- Sənəd mühasibə saxlanılır: Fərq və ya oxunmayan sahə göstərilir
- Faktura gözləmədə: Sistemə heç nə yazılmır
AI-nin rolu
OCR mətnindən sahələri tanıyır: təchizatçı, faktura nömrəsi, tarix, sətirlər, ƏDV və yekun məbləğ. Sahəni oxuya bilmirsə boş saxlayır və bunu qeyd edir.
İnsan təsdiqi və istisnalar
Mühasib hər qeydi sistemə yazılmadan əvvəl təsdiqləyir. Sənəd oxunmursa, cəm uyğun gəlmirsə və ya dublikat şübhəsi varsa qeyd saxlanılır və mühasibə səbəbi ilə göstərilir.
Tez-tez verilən suallar
Faktura mühasib görmədən sistemə yazıla bilərmi?
Xeyr. Çıxarılan məlumat əvvəlcə layihə kimi qalır; sistemə yazılma yalnız mühasib təsdiqindən sonra baş verir.
Əl yazısı və ya keyfiyyətsiz skan oxunarsa nə olur?
Oxunmayan sahə boş saxlanılır və sənəd mühasibə yönləndirilir; sistem məbləği və ya tarixi təxmin etmir.
Dublikat necə müəyyən edilir?
Faktura nömrəsi və təchizatçı birlikdə əvvəlki qeydlərlə müqayisə olunur; uyğunluq tapılarsa qeyd saxlanılır.