Maliyyə və mühasibat · Nümunə ssenari
Ödəniş vaxtı xatırlatmaları
Ödəniş tarixi çatan və keçən fakturalar üçün borc statusu yenilənir, müqavilə qaydasına uyğun mesaj hazırlanır və təsdiqdən sonra göndərilir.
Problem
Açıq fakturaları izləmək və hər müştəriyə vaxtında xatırlatma yazmaq maliyyə əməkdaşının xeyli vaxtını alır, bəzən artıq ödənmiş fakturaya da xatırlatma gedir.
Hazırda necə gedir?
Əməkdaş həftədə bir debitor borcu cədvəlini ixrac edir, gecikənləri seçir, hər müştəriyə ayrıca e-poçt yazır və nəticəni cədvəldə qeyd edir. Bank ödənişi hələ sistemə düşməyibsə səhv xatırlatma göndərilə bilir.
Bu ssenari nəyi dəyişir?
Hər gün ödəniş tarixinə görə fakturalar seçilir, borc statusu mühasibat sistemindən təzədən oxunur, müştəri və müqavilə qaydası (mübahisə, ödəniş planı, əlaqə şəxsi) yoxlanılır. Uyğun hallarda AI qısa və nəzakətli mesaj layihəsi hazırlayır, məsul əməkdaş təsdiqləyir və göndəriş CRM-də qeyd olunur.
Proses addım-addım
- Ödəniş tarixi çatdı: Gündəlik yoxlama fakturanı seçir
- Borc statusu yenilənir: Son bank qeydləri nəzərə alınır
- Müştəri və müqavilə qaydası: Mübahisə, ödəniş planı, əlaqə şəxsi
- Xatırlatma göndərmək olarmı?: Faktura açıqdır, mübahisə və ödəniş yoxdur
- Mesaj layihəsi: Birinci mərhələ, nəzakətli ton
- Məsul əməkdaş təsdiqi: Mətn və alıcı yoxlanır
- Xatırlatma göndərilir: Təsdiqlənmiş ünvana e-poçt
- Nəticə qeyd olunur: CRM-də əlaqə tarixçəsi
İstisna yolu
- Göndəriş dayandırılır: Hal maliyyə əməkdaşına göstərilir
- Xatırlatma göndərilmədi: Səbəb CRM-də qeyd olunur
AI-nin rolu
Faktura məlumatı və xatırlatma mərhələsinə görə qısa, nəzakətli mesaj layihəsi yazır. Məbləği və tarixi yalnız sistemdən gələn sahələrdən götürür.
İnsan təsdiqi və istisnalar
Məsul əməkdaş mesajı göndərilmədən əvvəl təsdiqləyir. Faktura mübahisəli, ödənilmiş və ya ödəniş planındadırsa göndəriş dayanır və hal əməkdaşa göstərilir.
Tez-tez verilən suallar
Ödəniş bu gün edilibsə, müştəri yenə xatırlatma alırmı?
Göndərişdən dərhal əvvəl status təzədən oxunur. Ödəniş sistemə düşübsə proses dayanır; bank qeydi gecikirsə mesajda “ödəniş edilibsə nəzərə almayın” qeydi olur.
Mesajlar avtomatik göndərilirmi?
Xeyr. Mesaj layihəsini məsul əməkdaş təsdiqləyir; sonra göndəriş sistem tərəfindən edilir.
Mübahisəli faktura necə qeyd edilir?
Mühasibat sistemində və ya CRM-də mübahisə statusu ilə. Bu status olan fakturalar xatırlatma siyahısına düşmür.